‘We kunnen het belang van deze standaard niet genoeg promoten’ | Interview met Hans Plomp (DUO) en Ber van Zanen (OCW)
Verantwoording in het onderwijs moet gemakkelijker, is het uitgangspunt van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Daarom heeft het ministerie de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in 2023 opdracht gegeven om te starten met het programma Samen Verantwoorden. Dit programma moet ervoor zorgen dat in 2027 alle besturen de jaarverslagen, inclusief assurance, helemaal digitaal kunnen aanleveren en dat de gehele keten voortaan intensiever samenwerkt op het gebied van verantwoording. Het is ook een van de redenen dat OCW en DUO begin dit jaar deelnemer werden van XBRL Nederland. Ber van Zanen, manager jaarverslaggeving OCW, Financieel-Economische Zaken en adviseur OCW taxonomie Hans Plomp, beantwoorden zes vragen.
Wat is op dit moment jullie grootste uitdaging?
Hans: ‘Dat is de samenwerking die we willen realiseren in de keten. De techniek komt op zeker ogenblik wel. We willen iedereen die onderdeel is van de verantwoordingsketen hieraan laten deelnemen, conform de XBRL-gedachte: vanzelfsprekend samen gebruikmaken van alle innovatieve kracht die in de standaard besloten ligt.’
Ber: ‘Je kunt geen optimaal resultaat behalen als slechts een paar organisaties meedoen. De kracht zit erin dat XBRL in grote getale wordt gebruikt. Het voordeel voor aanleverende partijen zoals onderwijsinstellingen is dat zij precies gaan weten wat ze moeten opleveren. Ook kunnen ze in de toekomst met de spreekwoordelijke druk op de knop data exporteren. En zij hebben in de keten het voordeel dat ze gemakkelijker kunnen benchmarken. Die enorme kracht wordt nu nog maar mondjesmaat benut. Tot slot hebben DUO en OCW als grote afnemers er ontzettend veel belang bij dat alle aangeleverde informatie niet alleen handig verzameld kan worden, maar ook efficiënt verwerkt kan worden.’
Waarom zijn jullie deelnemer geworden van XBRL Nederland?
Ber: ‘Wij vinden in de eerste plaats dat wij een maatschappelijke rol hebben als het gaat om dit soort belangrijke ontwikkelingen en het meedoen vanuit de publieke sector. Dat is de reden dat bijvoorbeeld een partij als het ministerie van Financiën ook is aangesloten bij XBRL. En XBRL is een standaard. Als ministerie kunnen wij het belang van deze standaard niet genoeg promoten.’
Hans: ‘Daarnaast hebben we er als OCW en DUO in praktische zin iets aan. Het idee leefde namelijk al veel langer, maar wat de doorslag gaf, is dat wij aan de vooravond staan van behoorlijke veranderingen, zowel technisch als in de samenwerking met andere partijen in de keten. Technisch werken we vooral aan de invoering van digitale assurance, met Inline XBRL. We willen die techniek graag gaan toepassen. Als je dat wilt, is het handig om lid te zijn van een club die die standaard beheert. De laatste tien jaar was Logius de club bij uitstek, maar onze behoefte is veranderd. Op dit moment hebben we behoefte aan feedback, contact, verhalen van anderen en een goed netwerk waar we indien nodig een beroep op kunnen doen. Zo kwamen we uit bij XBRL Nederland.’
Lukt het jullie om andere partijen geactiveerd te krijgen?
Ber: ‘Dat gaat niet vanzelf, vandaar ook het programma Samen Verantwoorden. Maar juist daardoor verwachten we ook een mooi resultaat. Omdat het niet vanzelf gaat, betrekken we alle betrokken partijen en zorgen we ervoor dat alles goed is overdacht. Het is wel zo dat woorden als ”uniform” en ”standaardisatie” voorwaardelijk zijn om iets te bereiken op het gebied van informatie. Kijk, we zijn inmiddels allemaal gewend om heel veel informatie gemakkelijk tot ons te kunnen krijgen. Denk aan het boeken van een vakantiereis. Je kijkt er niet meer van op dat je binnen no-time een ticket hebt geboekt. Langzaamaan begint het kwartje te vallen dat dit ook bij onderwijsinformatie prima mogelijk is. Maar daarvoor moeten we nog wel een en ander regelen: de software moet op orde zijn en je moet het er inhoudelijk over eens zijn welk format het wordt. Daarna kan het een hoge vlucht nemen.’
Hans: ’Het lukt wel steeds beter, maar we zijn er nog niet. We moeten dit echt met ons allen doen. Wanneer één schakel in de keten niet meegaat, hebben we een moeilijk gesprek met z’n allen te voeren. We merken dat sommige partijen soms babystapjes maken. Soms ook zijn het twee stappen vooruit en eentje terug. Aan de andere kant geldt dat ook voor onszelf. Ook wij moeten over onze eigen schaduw heen stappen om op een andere manier naar deze materie te kijken. Dus het gaat echt met vallen en opstaan. We merken dat alle partijen goed met elkaar in gesprek zijn over samenwerken in de keten, over digitale assurance, over welk type XBRL we gaan gebruiken, wat het moet opleveren, wat voor eindproducten daarbij horen en wie wat moet doen. Eigenlijk is de dialoog nu al winst.’
Twijfelen jullie wel eens aan het succes binnen de keten?
Ber: ‘We krijgen geregeld het vuur aan onze schenen. Partijen nemen elkaar op de inhoud en de te maken keuzes zeker de maat, maar dat betekent niet automatisch dat ze tegen zijn. Iedereen snapt dat we iets moeten doen: er is een ontwikkeling waarbij nieuwe mogelijkheden voor dataprocessing ontstaan. Daarnaast zien we de vergrijzing, waardoor de handjes om van die mogelijkheden gebruik te maken tekortschieten. Zoveel mogelijk processen automatiseren helpt natuurlijk, maar we moeten ook niet schromen om bijvoorbeeld onderdelen te outsourcen. We hebben wel het gevoel dat er voldoende positief momentum inzit. Mensen zijn gezond kritisch.’
Hans: ‘En wij hebben er zelf ontzettend veel plezier in. We zien een transitie binnen overheidsinstellingen. DUO en OCW zijn echte instituten, politiek geleide organisaties. We moeten voorkomen dat we alleen maar puur uitvoeren omdat het moet. Wij zelf – en daar hebben we intern nog wel veel werk voor te verzetten – gaan steeds meer naast de ketenpartners staan om samen met hen dingen te doen. We staan niet als toeschouwer aan de zijlijn, maar we doen zelf mee. We zeggen dat we er mooie techniek voor hebben en een mooie organisatie die ons hierin steunt. En dat ook de ketenpartners erbij kunnen helpen. Dit begint steeds meer vorm te krijgen. Dan ben je innovatief en dat vind ik mooi om te zien.’
Hebben jullie sterspelers die als voorbeeld kunnen dienen voor onderwijsinstellingen?
Hans: ‘Ik zou het meer frontrunners noemen. Voor sterspelers zijn we nog niet ver genoeg. Maar we hebben wel een paar partijen waarmee we goed samenwerken. Dat is een aantal administratiekantoren. Zij zien de noodzaak anders te gaan verantwoorden en ze verkondigen die boodschap ook duidelijk. Daar hebben wij heel veel aan, want op het moment dat wij iets vertellen blijft het toch in eerste instantie de boodschap van DUO en OCW. We zien dat het steeds vaker gebeurt dat een ander de boodschap uitdraagt. Er ontstaat een soort ownership. Dat is wat je wil! Het gaat niet alleen over ownership door de overheid, maar ook over ownership binnen de hele keten.’
Hoe staat het er volgens jullie over vijf jaar voor?
Hans: ‘Het programma Samen Verantwoorden is dan afgelopen. Dan hebben we digitale assurance in een goed samenwerkende, bestendige keten. Daar sturen we op. Daar worden nu de eerste piketpalen voor in de grond geslagen, want we hebben nog een aardige route af te leggen. Wanneer in 2027 het programma afloopt, hoort er een organisatie te staan waarbij mensen een digitaal jaarverslag kunnen uploaden; op de juiste manier getagd, voorzien van een controleverklaring en ontsluitbaar voor alle stakeholders die daar in geïnteresseerd zijn, misschien niet eens meer door de instelling zelf, maar mogelijk door DUO.’
Ber: ‘Inderdaad. We moeten nadenken hoe we die jaarverslaginformatie gaan slim gaan ontsluiten en terugleveren. Misschien is er straks één punt voor onderwijsinformatie compleet met alle verantwoordingsgegevens, voorzien van assurance en analyses op basis XBRL. Dat kan ook input zijn voor beleidsmakers, pers, onderzoekers en studenten. Daar zijn allerlei toepassingen voor te bedenken. Gaandeweg het programma zul je ook zien dat die toepassingen een steeds duidelijker kader krijgen. En zo kunnen ookproducten ontwikkeld worden die we nog niet eens in beeld hebben. Ik denk echt dat we aan de vooravond staan van een andere manier van werken als het gaat om dit soort informatieverwerking. Dat geldt voor ons, maar ook voor de rest van de keten. Veranderen is spannend, maar dat betekent niet dat je het niet moet doen.’
